Er refunderet forretningsomkostninger skattepligtige?

Borte er de dage, hvor virksomhedsejere kun blev holdt for at tage højde for lønnen de betalte til deres medarbejdere. I det 21. århundredes erhvervsmiljø skal virksomhedsejere tage højde for en række andre ydelser end andre lønninger. Refunderede forretningsomkostninger er en kategori af ydelser, som nogle gange tegnes ud over lønninger. Hvis du giver dine medarbejdere frynsegoder, er det afgørende, at du forstår, hvordan disse fordele beskattes og rapporteres.

Definition

En virksomhedsgodtgørelsesplan er en plan, der gør det muligt for en virksomhed at refundere deres medarbejders forretningsomkostninger. Arbejdsgivere kan inkludere refusioner i medarbejdernes lønsedler eller foretage særskilte refusionsbetalinger til deres ansatte. Selv om man vælger refusionsmetode udelukkende efter arbejdsgiverens skøn, skal arbejdsgiveren angive, hvilken del af betalingen der skal ydes til refusion, hvis godtgørelsen indgår i medarbejderens løn.

typer

Der er to typer refusionsplaner - en ansvarlig plan og en ikke-regnskabsplan. For at blive betragtet som en ansvarlig plan skal din refusionsaftale kræve, at alle udbetalte udgifter blev afholdt i løbet af din medarbejders job, at medarbejderen dokumenterer udgifterne - normalt ved kvittering eller anden dokumentation - og at medarbejderen returnere ethvert beløb refunderet ud over den dokumenterede arbejdsrelaterede refusion inden for en rimelig tidsramme.

Beskatning

Eventuelle refusioner, der betales i henhold til en ansvarlig plan, er ikke genstand for tilbageholdelse, social sikring, Medicare eller arbejdsløshedsskat. Omvendt er ethvert beløb, der udbetales i henhold til en ikke-berettiget plan, underlagt tilbageholdenhed samt social sikring, Medicare og tilbageholdelse af arbejdsløshedsskat. Eventuelle beløb, der betales i henhold til en ikke-berettiget plan, er skattepligtige som løn, og arbejdsgiveren er ansvarlig for at beskatte dem i overensstemmelse hermed. Refusioner betragtes som frie fordele, og frynsegoder er skattepligtige for dine medarbejdere.

Rapportering

For nonaccountable planer kan du tilføje refusionsbeløbet til lønnen og beregne beløbet for den pågældende periode. Hvis du foretrækker det, kan du tilbageholde den 25 procent sats for tillægslønnen. Indbetal disse beløb ligesom du gør dine almindelige lønindbetalinger og reflekter kvartalsbeløbene, når du indsender IRS-formular 941. Hvis du underleverer skatten på dine ydelser, kan du blive udsat for en IRS-straf.

Overvejelser

Hvis du er medarbejder, skal din arbejdsgiver kun medtage dine refunderede udgifter på din W-2, hvis betalingerne er resultatet af en ikke-planlagt plan.