Sådan laver du Time Sheets i Excel

Opsætning af et tidsark i Excel giver hver medarbejder mulighed for at spore timer eller dage, der arbejdes med et regnearkformat. Design et simpelt tidsark, der fokuserer på den periode, du vil spore. Opret derefter en skabelon for hver uge eller måned ved at formatering af celler og indtaste formler i dit regneark. Brug tidsskemaet til at rapportere timer til klienter, eller blot overvåge personlig tid. Til inspiration skal du starte med en prøve, f.eks. Skabelon, der er tilgængelig fra webstedet Microsoft Office Templates.

Behovsanalyse

For at oprette et effektivt tidsark skal du bestemme, hvordan du får den mest nøjagtige indgang, der også fjerner typografier og ugyldige data. Bestem om du vil beskytte regnearket for eksempel for at forhindre dem, der bruger det, ved at ændre formler ved en fejltagelse. Bestem hvilke mærker og overskrifter du vil bruge. For eksempel kan de øverste rækker i regnearket angive et medarbejdernavn, identifikationsnummer, afdeling og administrationsnavn. Identificer den tid, hvor tidsarket forfalder, f.eks. Den sidste dag i ugen eller måneden. Bestem om du vil spore timer eller dage. Definer de aktiviteter, der skal spores, såsom projekter, overarbejde, ferie og syge tid. Bestem, hvordan du vil modtage og gemme disse tidsark. Du kan f.eks. Bruge Microsoft Sharepoint til at oprette et dokumentbibliotek og aktivere indgående e-mail. Brugere kan så sende deres tidsark til en central e-mail-adresse.

Formatering af celler

Ved at oprette celler for datoer og klokkeslæt opretter du et klart tidsark, der minimerer indtastningsfejl. Vælg en kolonne til formatet for alle cellerne på én gang. Vælg datoformat, f.eks. Dd / mm / yyyy, der bedst afspejler, hvordan du vil vise perioden på tidsskemaet. Brug denne teknik til at indstille formatet til andre celler, der kræves til dataindtastning, såsom tal for de timer eller dage, der er arbejdet på et projekt eller en opgave. For eksempel kan et tidsskrift bruge kolonne C til projektnavne, kolonner D til J for ugedagene og kolonne K for at indeholde totalerne.

Indtastning af formler

Opsæt regnearket for automatisk at beregne det samlede antal timer eller dage, der blev arbejdet på et projekt eller en opgave for tidsperioden ved at indtaste formler. Formler sikrer, at timer bliver tilføjet sammen præcist og forhindrer utilsigtede tilføjelsesfejl. For eksempel ved at indtaste formlen "= SUM (D3: J3)" i celle K3, sætter du den samlede tid i cellen. Excel beregner dette automatisk fra værdier indtastet i cellerne D3 til J3. Ved at tilføje yderligere detaljer bestemmer du også hvor mange timer hver dag betragtes som en almindelig arbejdsdag. Normalt betragtes alt over 8 timer overarbejde. Tilføj betalingskurser til formlerne hjælper med at beregne fakturering omkostninger.

Overvejelser

Ved hjælp af Excel kan du angive værdier ved hjælp af en 24-timers ur. Dette forhindrer brugere i at huske at angive morgen eller eftermiddag på deres tidsskrift. Angiv instruktioner på dit tidsskrift, så nye brugere ved, hvordan de skal udfylde det korrekt. Giv et eksempel eller angiv standardværdier, f.eks. 0 for arbejdstimer. For at forhindre, at dine tidsskemaformler ændres, angiv hvilke celler brugerne kan redigere. Lås de celler, der indeholder formler, før du gemmer din Excel-fil.