Hvor meget skal en medarbejder gøre før udstedelse af en W-2?

W-2-formularer er skatformularer, der opretholdes af arbejdsgivere og sendes til medarbejdere og Internal Revenue Service. Lønnen for året og de tilbageholdte skatter rapporteres på W-2. Alle medarbejdere i virksomhederne store og små skal modtage en W-2, så længe de har tjent noget penge. Hvis du undlader at levere en W-2, kan det resultere i bøder og straffe fra IRS.

Fakta

"Generelle instrukser for formularer W-2 og W-3" angiver, at arbejdsgiverne skal indsende formular W-2 til enhver medarbejder, der har opnået en hvilken som helst lønning, og hvorfra arbejdsgiveren tilbageholdt indkomst, social sikring eller Medicare-skat. Arbejdsgiverne skal også indsende et formular W-2, hvis de ville have tilbageholdt skatter, hvis medarbejderen ikke havde krævet fritagelse for tilbageholdelse på Form W-4, eller hvis arbejdsgiveren betalte 600 dollars eller mere til en medarbejder, men ikke tilbageholdt nogen skat.

Medarbejder kontra kontrahent

IRS skelner mellem medarbejdere og uafhængige entreprenører. Det er imidlertid op til virksomheden at bestemme hvilken betegnelse der passer til hver enkelt person, der udfører arbejde for virksomheden. En person er generelt en medarbejder, hvis du styrer hvornår, hvor og hvordan de udfører deres opgaver for din virksomhed, og ansættelsesperioden er ubestemt. En person er generelt en uafhængig entreprenør, hvis du kun kontrollerer slutresultatet af deres ydelser, men de styrer detaljerne om, hvordan arbejdet udføres. Entreprenørens ydelser slutter typisk ved afslutningen af ​​et projekt eller en bestemt tjenesteperiode. Virksomheden skal indsende formular 1099-MISC for hver uafhængig entreprenør, der betales $ 600 eller mere for ydelser udført.

Ikke leverbare formularer

Arbejdsgiverne skal gøre en bevidst indsats for at levere en W-2 til en medarbejder, men nogle W-2-formularer kan ikke overføres. I tilfælde, hvor en medarbejder bevæger sig efter opsigelsen og ikke opdaterer sin adresse, kommer W-2-formularen til at returnere som uoverkommelig. I dette tilfælde skal arbejdsgivere holde uåbnede W-2-kuvert i deres arkiveringssystem i 4 år.

Sanktioner for ikke udstedelse af W-2

Manglende filformular W-2 inden for forfaldsdatoen resulterer i sanktioner. Beløbet afhænger af, hvor hurtigt efter forfaldsdatoen du indsætter formularerne. Blanketter indleveret inden for 30 dage efter forfaldsdatoen pålægger en $ 50 straf pr. Formular. Den maksimale straf er $ 260 pr. Formular, men hvis IRS fastslår, at din fejl skyldes forsætlig tilsidesættelse af arkiveringskrav, hæver straffen til $ 530 pr. Formular.

Elektronisk arkivering af W-2s

Små virksomheder kan reducere omkostningerne ved papirarbejde og strømline udstedelsen af ​​W-2'er til medarbejdere ved at bruge Social Security Administration's online W-2 elektroniske arkivformular. Ikke alene kan medarbejdere få adgang til deres W-2 online, men du har ubestrideligt bevis på, at du har korrekt indrettet W-2'er til dine medarbejdere.