Hvordan småkasse arbejder

Penge er en bekvem måde at betale for udgifter som frimærker og nødkøb for små til at betale med en forretningskontrol. Selvom du kan finansiere en kontanterskonto i et hvilket som helst beløb, sætter virksomhederne typisk plads til at dække en en-måneders periode. Dette sikrer, at fonden er stor nok til at dække diverse udgifter uden at binde for meget penge eller blive et mål for tyveri. Start en børnefonds fond kræver en kasse, småkasser og standard driftsregler, der beskriver, hvordan kontanterne fungerer.

Standard driftsprocedurer

Manuelle eller elektroniske småkassekuponer er afgørende for forvaltningen af ​​mindre penge. Selvom forretningsreglerne bestemmer, hvorvidt anmelderen eller småkassens depotbank udfylder kuponer, underskriver såvel anmoderen som depotmanden hver anmodning. Hvis anmodningen vedrører penge, der allerede er brugt, lægger depotføreren supplerende dokumentation, såsom en kvittering, til anmodningen. Ellers vender anmelderen sig i dokumentation efter at have brugt pengene. Alle værdikuponer forbliver hos børnefonden indtil afslutning af månedsafslutningen.

Regnskab for småkasser

For at oprette regnskabsafslutningen på en mindre pengefond skal bogholderen debitere småkasser og kreditkontanter i en kontant udbetaling eller almindelig tidsskrift. Ved månedsslutningen skal sedlerne for små kontanter afstemmes for at sikre, at det samlede beløb på kuponerne og de resterende kontanter i fonden svarer til startbeløbet. Hvis afstemningsbalancen debiterer bogholderen hver voucherbetaling separat og krediterer kontanter til den tilsvarende godtgørelse. En kontant overbelastning eller mangel skal registreres ved at kreditere den kontante over-og-kort-konto for overbetaling eller ved at debitere kontoen for en mangel.

Petty Cash Controls

Stærke interne kontroller sørger for, at medarbejderne følger reglerne for håndtering af penge og standard driftsprocedurer. Kontrolcentre fokuserer på sikkerhed, refusion og likviditetspåfyldningsprocedurer og en årlig revision eller revision. For eksempel er det nødvendigt at sikre småfinansieringsfonden på en separat, låst sted, begrænse tilgængeligheden og bruge sekventielt nummererede værdikuponer til at tage højde for hver udbetaling samt at tydeligt identificere og fastsætte dollargrænser for tilladte udbetalinger og kræve, at værdikuponer indeholder tilsvarende kvitteringer . Det er vigtigt at indstille og vedligeholde en regelmæssig afstemnings- og genopbygningsplan, gennemgå kontoen mindst en gang om året og om nødvendigt ændre startbeløbet.

Revision Petty Cash

Gennemførelse af periodiske, uanmeldte revisioner og en årlig revision sikrer, at eksisterende kontroller er effektive til at forhindre affald og misbrug af småkasser og reducere menneskelige fejl. For en uanmeldt revision verificerer revisoren, at små penge ved hånden er korrekt ved at sammenligne kontanter og værdikuponer mod startbalancen. En gang om året skal virksomheden gennemgå standardoperationsprocedurer, observere og interviewe pengeinstitutter og oprette revisionsspor - for eksempel ved at gå igennem prenumberedte småkassekuponer for at sikre, at der ikke mangler kuponer, og tilfældigt udvælge småkasser og udbetalinger udbetalingen - herunder regnskabsposter - fra begyndelsen til slutningen.