Sådan giver du kundesupport

Kundesupportpersonale er afhængige af ordentlige planlægnings- og politiske initiativer for effektivt at understøtte de forskellige aspekter af forretningsmæssigt forbundet med kundeservicemål og retningslinjer. Repræsentation af virksomhedens ansigt i tilfælde af kundetilfredshed har kundeservicerepræsentanter mulighed for at forbinde med forbrugernes puls i modsætning til enhver anden stilling i en organisation. Udvikling af en handlingsplan og løbende vurdering af resultater vil gøre det muligt for en organisation at levere kundesupport, reagere på trends, opdage styrker og afdække svagheder.

1.

Giv grundig træning. Etablere mål og målsætninger ved at udarbejde en kundeservice manual. Håndbogen skal afspejle træning og indeholde retningslinjer for kundeserviceforventninger i organisationen. Adresse emner lige fra håndtering af irate kunder til at beskæftige sig med computer og system problemer. Træn medarbejdere til ordentligt hilse på kunder, lyt aktivt på bekymringer og kommentarer, og tak kunder for deres feedback. Korrekt træning og vejledning holder alle medlemmer af teamet på samme side og tilbyder kunderne ensartede servicestandarder.

2.

Tag en beslutning om kommunikationsmetoder. Bestem hvordan kunder kan kontakte virksomheden. Udnyt populære metoder, herunder telefon og email, for at give kunderne mulighed for at kontakte virksomheden, så snart der opstår spørgsmål eller bekymringer. Personale, der er hensigtsmæssigt til at sikre kundernes behov, bliver behandlet inden for en rimelig tidsramme.

3.

Analysér kundefeedback. Kundefeedback giver mulighed for at tilpasse sig eventuelle problemer eller bekymringer så hurtigt som muligt. Afhængigt af den anvendte software kan systemteamme spore rapporter om eskalerede opkald vedrørende bestemte emner, lige fra sundhedsrelaterede bekymringer til servicefejl.

4.

Brug kundefeedback til at foretage de nødvendige ændringer. Gennemgå kommentarer, spørgsmål og forslag regelmæssigt med interne kunder, herunder markedsføring, produktudvikling og brand management. Opret et miljø centreret omkring teamwork ved at dele ideer og tilbyde forslag baseret på de modtagne data og kommentarer.

5.

Tilpas kundesupport. Tilbyde kunder personlig opmærksomhed ved at levere mailinger eller e-mails relateret til nuværende salg og tilbud. Opfølg med kunderne, når det er nødvendigt og efter anmodning. Handle rettidigt for at løse eventuelle klager og bekymringer for at sikre fremtidig loyalitet.

Ting, der er nødvendige

  • Kundeservice manual