Sådan afstemmer du lønnen

Din virksomheds løncyklus påvirker mange aspekter af din økonomiske regnskabsføring. Ud over medarbejderkompensation påvirker din lønudgift også din arbejdsløshedsforsikringsskat, arbejdstagerens erstatningsrente og føderale arbejdsskatforpligtelser. Afstemning af din lønningsliste ved udgangen af ​​hver betalingscyklus er afgørende. Hvis dine beregninger eller udgiftsposter er forkerte, vil andre områder for regnskabsaflæggelse og regnskab også være forkerte. Når det er muligt, er det bedst at udføre disse checks mindst to dage forud for din faktiske betalingsdato, så du har tid til at rette eventuelle fejl, før checks distribueres til medarbejdere.

1.

Bekræft lønperioden for hver medarbejders kamptidskortindgange indsendt af medarbejderen eller hans vejledende. Hvis din virksomhed kræver godkendelse af indleverede timer, skal du bekræfte, at betalingstiderne er godkendt.

2.

Sørg for, at lønnen for hver medarbejder er korrekt. Hvis medarbejderen skylder overarbejde, syge eller ferie timer, skal du kontrollere, at satsen også er korrekt. Ferie- og sygedage betales normalt til samme faste lønpris for medarbejderen, mens overtidstimerne normalt betales med en og en halv til to gange den faste sats, afhængigt af din virksomheds overarbejde.

3.

Bekræft, at lønninger til hver medarbejder svarer til lønperioden beregninger baseret på løn og antal arbejdstimer i perioden.

4.

Bekræft, at alle betalingsfradrag for hver medarbejder er korrekte. Fradrag omfatter obligatoriske føderale og statslige skattefradrag samt frivillige medarbejderfradrag for forsikrings- eller pensionsplanbidrag.

5.

Kontroller, at lønudgifter for perioden er planlagt til betaling fra den korrekte firmakonto. Dette er nødvendigt, når din virksomhed bruger mere end en bankkonto, f.eks. En driftskonto og en lønkonto.

6.

Bekræft, at ventende lønudgifter matcher både de indtægter, der er foretaget i din regnskabssoftware og de fysiske checks, der skal udstedes til direkte indbetaling eller tilbagetrækning af dine medarbejdere. Hvis du bruger et papirbogsystem til at optage dine udgifter i stedet for regnskabssoftware, skal du sørge for, at din ledgerindtastning for lønudgifter svarer til de fysiske checks, du forbereder dig til at udstede.