Sådan Stop Office Supply Theft

Ansatte tyveri koster små virksomheder omkring 40 milliarder dollars om året, ifølge Missouri Small Business og Technology Development Centers. Medarbejdere stjæler penge, tid, varer og udstyr, men tyveri af kontorartikler tegner sig for en væsentlig del af tabet. Årsagerne til medarbejderstyveri omfatter lean økonomiske tider, benægtelse af rejser og kampagner, frygt for opsigelser og vrede hos arbejdsgivere. En tyveribekæmpelsesplan bør fokusere på at skabe et etisk miljø gennem klare politikker og konsekvent anvendte procedurer. Jo mindre virksomheden er, jo mere som overbevisningstiltag vil virke, men den lille virksomhed kan blive hårdt ramt af akkumuleringen af ​​små tab. Medarbejdere har brug for kontorartikler til at gøre deres arbejde. Virksomhederne skal kontrollere driftsomkostningerne, herunder omkostningerne ved udskiftning af stjålne kontorartikler.

1.

Undersøg virksomhedens processer for køb og distribution af kontorartikler. Dette vil hjælpe med at identificere de steder, hvor tyveri kan forekomme. F.eks. Identificere medarbejdere, som ofte har brug for udskiftningsartikler eller spørger om forsyning af kontorartikler fra fællesområder som postrum.

2.

Udfør baggrundskontrol og kontroller referencer, inden du ansætter medarbejdere. Undgå at gøre ansættelsesbeslutninger baseret på tarmfølelser eller anbefalinger fra venner, medarbejdere eller kolleger.

3.

Spørg medarbejderne om deres tilbagemelding og forslag til forebyggelse af tyveri af kontorartikler. Invitere medarbejdere til at bidrage til forebyggelsesplanen, herunder politikker, procedurer og konsekvenser.

4.

Tildel bestemte medarbejdere til at købe og distribuere forsyninger. For eksempel, skal dine regnskabspersonale bestille forsyninger, og din kontorchef overvåger og distribuerer forsyningerne.

5.

Udpege et sted at opbevare kontorartikler under lås og nøgle - som et skab, et skab eller en skuffe - og give adgang til bestemte medarbejdere. Begrænset adgang sikrer ansvarlighed.

6.

Opret klare, enkle politikker, der dækker tyveri af kontorartikler. Angiv de varer, der er defineret som kontorartikler, såsom papir- og bånddispensere, så medarbejderne forstår, hvad politikken dækker. Definer tyveri i politikken, f.eks. Fjernelse af forsyninger fra arbejdspladsen til brug i hjemmet.

7.

Inkluder i politikkerne undersøgelsesprocessen, såsom krav om at afstå fra at gøre beskyldninger, indtil fakta er samlet, og virksomheden kan dokumentere den handling, det kræver. Politikkerne bør indeholde en metode for medarbejdere til fortroligt at rapportere mistænkt tyveri og konsekvenserne medarbejdere står over for, hvis de bliver ramt af kontormateriel, såsom reprimand, suspension, opsigelse og retssag.

8.

Udvikle procedurer for køb og distribution af kontorartikler og fokus på at kontrollere udgifterne. En metode er at begrænse indkøb af leverancer til månedlige eller kvartalsvise ordrer. Din virksomhed kan bede hver medarbejder om at liste de nødvendige emner på et ordreark, der er indsendt til godkendelse af en leder eller anden vejleder. Kræv medarbejdere til at underskrive kontorartikler til brug over en forudbestemt periode, som f.eks. En måned, eller at anmode om forsyninger, når det er nødvendigt.

9.

Distribuere politikkerne og procedurerne i skriftlig form, kræve medarbejdere at underskrive dokumentet og give tydelig meddelelse om, at virksomheden tager kontorstøberi alvorligt og ikke anser det for anderledes end at stjæle penge eller merchandise.

10.

Lead ved eksempel og sæt tone for etik og tillid til virksomheden ved at vedtage disse værdier på alle områder af virksomheden og sikre, at tyveribekæmpelsesplanen håndhæves retfærdigt og konsekvent.

Tips

  • Undgå at reagere følelsesmæssigt på tyveri på arbejdspladsen og brug forebyggelsesplanen til at udarbejde et professionelt svar på et forretningsproblem.
  • Design konsekvenser for tyveri af kontorartikler, der matcher lovovertrædelsen, opretholde fortrolighed og passe på, at håndteringen af ​​arrangementet ikke har negativ indflydelse på medarbejdernes moral eller viljen til at samarbejde i fremtiden.
  • Giv et klart tilsyn til medarbejderne for at hjælpe med overvågning og at styre overholdelse af politikker og procedurer.
  • Behandl medarbejderne retfærdigt, lær dem, spørg efter og brug deres input og sørg for, at lønningerne er konkurrencedygtige i din branche.

Advarsler

  • Dokument tilfælde af tyveri på arbejdspladsen, da undersøgelsesprocessen udføres, og pas på at gøre beskyldninger inden fakta er inde. Falske eller ubeviste beskyldninger kan resultere i retssager.
  • Nogle virksomheder skærm jobansøgere ved at bruge "ærlighedstest", som er standardiserede spørgeskemaer designet til psykologisk evaluering af testtageren. Nogle fagfolk mener, at testene er unøjagtige, og at de kan give anledning til borgerlige rettigheder og privatlivsproblemer. En advokat kan hjælpe små virksomheder beslutte, om de skal bruge testene.