Sådan sporer du aktiver på en computer

Sporing af forretningsmæssige aktiver, herunder computere og kontorteknologi, software, køretøjer, værktøjer, møbler og andre varige varer, hjælper dig med at spore værdien af ​​din virksomhed og fungerer som en lagerstyringsforanstaltning. Hvis du nogensinde står over for behovet for at specificere dit kontorindhold i kølvandet på tyveri, brand eller naturkatastrofe, er et katalog over det, du ejer, afgørende for at få udskiftninger til det, du har tabt. Brug af computer teknologi forenkler registrering og øger detaljerne og omfanget af det, du optager.

Asset-regneark

Selvom du kan investere i specialiseret software til registrering af oplysninger om dine forretningsmæssige aktiver, tilbyder Microsoft Excel dig et kraftfuldt værktøj til computerbaseret aktivitetssporing. Hvis du opretter en Excel-projektmappe, der er afsat til udstyrsleasing og -køb, kan du centralisere dine poster i et let tilgængeligt format og bruge Excel-funktioner til at beregne alder for udstyr. Opret en projektmappe med separate regneark for købt og leaset udstyr, eller brug en status kolonne til at angive, hvilket er hvilket. Optag "fem W'er" for hver opkøb - hvornår, fra hvem og hvor du har erhvervet det, hvad det er, og hvilke der skal besvares - og tilføj specifikationerne for enheden selv, herunder model og serienumre. Hvis du indskriver dine aktiver med interne sporingsnumre eller aktivkoder, skal du også registrere disse oplysninger i regnearket.

Købsporing

Når du køber kontorudstyr, computere, software, firmakøretøjer eller andre fysiske aktiver, kan du udstede indkøbsordrer, forberede anmodninger om sælgerforslag, udveksle e-mail vedrørende kommende opkøb og modtage sporingsdata om produktforsendelser. Gem kopier af disse meddelelser og dokumenter på din computer i en mappe, der specifikt er dedikeret til aktivoptegnelser. Hvis du har brug for at fastslå, hvor og hvornår du har erhvervet et bestemt aktiv, enten for et forsikringsanmodning eller for en situation, der kræver sporing af aktiver, giver dine købsfortegnelser værdifulde detaljer.

Billeder og video

Hvis du ikke har oprettet en visuel oversigt over dine kontoraktiver, skal du begynde med det, du allerede har og tilføje til det ved hvert udstyrsforbrug. Disse journaler giver vigtige oplysninger, hvis du skal indgive en forsikringsanmodning i tilfælde af tyveri eller tab. Brug et digitalkamera til at fotografere udstyr, herunder en nærbillede af pladen eller klistermærket, der viser hvert produkts fabrikant, model og serienumre og andre identificerende detaljer. Overfør fotos og videooptagelser til din computer og arkiver dem med dine andre digitale arkiver. Opret individuelle mapper for hvert enkelt udstyr og inkorporere undermapper for at holde specifikke typer dokumentation. Disse processer gør et bedre arbejde med at rumme materielle aktiver end digitale eller virtuelle aktiver såsom software.

Brugervejledning

Selv om nogle forretningsmateriel stadig leveres med trykt dokumentation, afhænger producenterne i stigende grad af PDF-filer for at give brugervejledninger og træningsvejledninger. Hvis du gør opmærksom på at inkludere al elektronisk tilgængelig dokumentation for dine kontante aktiver i din computerbaserede registrering, kan du nemt og nemt få adgang til disse materialer til fejlfinding af problemer og hjælpe nye medarbejdere med at lære at arbejde på arbejdspladsen.

Overvejelser

Digitale poster gør du ikke godt, hvis din eneste kopi af dem findes på en computer, der bliver en del af et forsikringsanmodning. Vedligeholdelse af et pengeskab eller andet opbevaring på stedet for at gemme en digital og en trykt kopi af dine computerregistre i mindst et andet sted end dit hjem eller kontor. Du kan vælge at gemme digitale sikkerhedskopier på et skybaseret lagringssted. Hvor og hvor du arkiverer dine optegnelser, skal du holde flere kopier for at undgå at miste dine data samt dine aktiver.