Refusion til ansatte for out-of-pocket udgifter

Hvis du beder en medarbejder om at afhente fødselsdagballoner til en kollega og derefter returnere omkostningerne til hende, når hun giver dig balloner, er det ikke så meget. Under visse omstændigheder må din medarbejder måske komme ind i sin egen lomme for at dække omkostninger, som hun normalt ikke ville lide, hvis hun ikke arbejdede for dig. Disse omkostninger kan have skatteforbedringer for jer begge.

Rejseudgifter

Hvis hans job kræver, at din medarbejder skal flytte mellem steder regelmæssigt, vil han lægge gas i hans køretøj for at dække dette. Hvis han frafalder refusion fra dig og betaler udgifterne selv, kan han fratrække 50 cent per mile fra skatteåret 2010. Hvis du giver ham ekstra $ 50 om ugen for at dække disse omkostninger, svarer det til at han har kørt 100 miles. Du kan fratrække den $ 50 som en kostpris ved at drive forretning, men din medarbejder kan muligvis kræve indtægter noget ud over Internal Revenue Service's standard kilometertal fra 50 cent per mile. For eksempel, hvis han faktisk kun sætter 74 miles på sin bil, kommer det ud til $ 37. Han ville ikke skulle anmelde $ 37, men han skulle have krav på balancen på $ 13 som indtægt. Du bør rapportere dette på din medarbejder W-2 og tage de resterende $ 37 dig selv som en forretningsomkostning.

Flytte omkostninger

Hvis du har brug for en medarbejder til at bevæge sig for at acceptere et job hos dig eller for at fortsætte med at arbejde for dig, fordi du har flyttet hende til en anden forretningssted, har du mulighed for at betale for hendes flytteudgifter direkte eller refundere hende efter hun har betalt dem selv. Hvis du gør det første, kan du fratrække disse udgifter. Hvis du gør det sidstnævnte, behøver hun ikke at kræve disse penge som indtægt, og du behøver ikke at rapportere det på hendes W-2, fordi hvis du ikke havde refunderet hende, kunne hun have fratrukket disse omkostninger på hendes momsafkast alligevel . De forbliver en fradragsberettigede forretningsomkostninger for dig. For hver af jer at fratrække hendes flytende udgifter indfører IRS dog visse kriterier. Hun skal begynde eller genoptage arbejdet for dig inden for et år efter farten; Hendes nye arbejdsplads skal være mindst 50 miles længere end hun måtte køre for at komme til arbejde før flytningen; og hun skal arbejde for dig på fuld tid på det nye sted i mindst 39 uger af skatteåret.

Diverse udgifter

Din medarbejder behøver ikke at regne som mindre indtægter, som du refunderer ham for, men han kan heller ikke fratrække omkostningerne på sin egen selvangivelse. For eksempel, hvis hans job kræver, at han dikterer instruktioner til en anden medarbejder, mens han er ude af lokalet, ville han have brug for en stemmeoptager for at kunne gøre det. Hvis han køber optageren selv, kan han give dig kvitteringen; og hvis du refunderer ham pengene, kan du fratrække forretningsomkostningerne. Transaktionen har ingen indflydelse på medarbejderens skat.

Tips

Når det er muligt, kræver dine medarbejdere at få checks eller penge fra dig i forvejen for at betale arbejdsrelaterede udgifter. Alternativt kan han give dig alle sine kvitteringer, og du kan refundere ham dime-for-dime. Det kan spare dig for regnskabsafgifter og skat hovedpine, hvis du betaler direkte for disse udgifter. Du kan fratrække dine egne driftsomkostninger og forlade medarbejderens W-2 ud af ligningen.