Forholdet mellem intern kontrol og kontantstyring

En virksomheds interne kontrol er en måde at give rimelige forsikringer til interne og eksterne parter om, at virksomhedens ressourcer anvendes til at opfylde virksomhedens mål. Ledelsen kan etablere og opretholde et stærkt kontrolmiljø gennem sine kontrolaktiviteter, som er de politikker og procedurer, der er nødvendige for at sikre, at forvaltningsmålene gennemføres korrekt.

Dokumentation, godkendelse, verifikation og forsoning

Der er stort pres fra eksterne kilder - långivere, forsikringsselskaber og andre interessenter - for at gøre virksomhedens præstationer så godt som muligt. Selv interne kilder, som f.eks. Medarbejderbonuser, kan påvirke, hvordan medarbejdere ser og rapporterer økonomiske data. På grund af dette er aktiver og indtægter mere tilbøjelige til at blive overdrevent end diskret. Til gengæld er gæld og udgifter oftest undervurderet end overdrevet.

Kontrolaktiviteterne i dokumentations-, godkendelses-, verifikations- og forsoningsbistand for at bevise eksistensen af ​​aktiv- og egenkapitalbalancer samt indtægter rapporteret. De bidrager yderligere til at bevise fuldstændigheden af ​​de indberettede forpligtelser og udgifter. For ledelsen sikrer disse aktiviteter, at kontanter kun udbetales for gyldige køb og service.

Regnskabsaflæggelse

Vigtige elementer i intern kontrol, der bidrager til nøjagtig regnskabsaflæggelse, indeholder et komplet kontoplan, regnskabsvejledninger, der beskriver korrekt kontoinddeling, en standardproces for registrering af journalposter til regulære måneders og slutningen af ​​tilpasningerne og registrering af opbevaringspolitikker, der overholder med eksterne myndigheder. En aktiv ejer eller administrator skal periodisk sammenligne regnskaber med budgetterede beløb. Enhver stor dollarbeløb eller procentvise forskelle bør vurderes for at bestemme årsagen.

Sikkerhed af aktiver

Beskyttelse af virksomhedens aktiver er en anden måde at kontrollere eksistensen af ​​indberettede aktiver. Det er vigtigt at begrænse adgangen, ikke kun til aktiver og bankkonti, men også til underskrevne checks og blank købsordre. Andre måder at beskytte aktiver på er at udføre medarbejderbakgrundskontrol, binde medarbejdere, der har adgang til kontanter og opretholde forsikringsdækning. Personer, der har adgang til selskabets kontanter, bør heller ikke have adgang til regnskaber, da det gør det lettere for svig at finde sted.

Segregation af Pligter

Ved kontantadministration betyder adskillelse af opgaver, at en person, der indgår regnskabstransaktioner i regnskabssystemet, ikke bør være den samme person, der modtager kontant, enten personligt eller via post. Regnskabs- og finansfunktioner skal holdes adskilt for at forhindre og opdage fejl og svig.

Små virksomheder har ikke altid ressourcerne til at sikre en adskillelse af pligter, hvilket gør det nødvendigt at have en aktivt involveret ejer eller leder til at levere en grundlæggende intern revision. Denne inddragelse bør omfatte visning af al dokumentation før underskrivelse af udbetalingskontrol, personlig kontrol af personlige oplysninger, gennemgang af kundeopgørelser for forfaldne konti, undersøgelse af købsordrer, inden de sendes til forhandlere, afstemning af bankkonti og godkendelse af alle afskrivninger på kundekonti.