Step-by-Step Lønningsproces

Lønning indebærer at udføre mange opgaver for at sikre nøjagtige og rettidige lønsedler og lønningsafgift og overholdelse af ophavsret. Disse pligter kan ikke forstyrres, og de skal udføres med omhyggelige detaljer. Ellers kan fejlagtige lønsedler og uhensigtsmæssig lønsumsafgift og registreringsprocedurer resultere. Den tidligere situation kan få medarbejderne til at blive forstyrrede; de sidstnævnte to situationer kan medføre straffe fra Internal Revenue Service og US Department of Labor. Derfor, når du laver lønningsliste, skal du anvende en trinvis proces.

Behandle lønningen i god tid. Udarbejd en lønplanlægningsplan, der giver dig rigelig tid til at behandle lønnen og korrigere detekterede fejl, før medarbejderne modtager deres lønsedler. For eksempel udføre lønningsprocesbehandling to eller tre dage før den faktiske betalingsdato.

Foretag ændringer af medarbejderens lønseddel, hvis det er relevant. Dette omfatter: adresseændringer; lønnet fradrag ændringer, såsom W-4 og statslige indkomstskat form ændringer og frivillige fradragsændringer, såsom pension og sundhedsydelser. Desuden skal du indtaste nye lejebetingelser for medarbejdere ansat i den løbende lønperiode.

Beregn timekeeping data fra tidskort eller tidsark og indtast de timer, der skal betales ind i systemet, såsom regelmæssig, overarbejde og ferie timer. Hvis du bruger et edb-tidssystem, kan du importere tiden til lønprogrammet. Alt du skal gøre er at sikre, at tiden er transporteret korrekt og foretage de nødvendige ændringer.

Betal andre former for indkomst, såsom bonusser, provisioner og tilbagevirkende løn på grund af lønforhøjelse. Udfør andre justeringer, såsom ekstra løn eller lønafdrag på grund af overbetaling eller underbetaling fra en forudgående lønperiode. Prorere den lønmodtagendes løn, hvis hun ophører, men ikke arbejder hele lønperioden, og indtast stopdatoer i lønprogrammet for at stoppe fremtidige betalinger.

Desuden prorate den lønnede nye medarbejders løn, hvis hun er ansat efter den nuværende lønperiode begynder. For eksempel, hvis hun begynder at arbejde på den fjerde dag i den ugentlige lønperiode, skal du betale hende i syv arbejdsdage i stedet for 10.

Udskriv rapporter, der giver dig mulighed for at bekræfte lønsedlen, inden du udskriver paychecks og genererer den direkte indbetalingsfil. Foretag justeringer, hvis det er nødvendigt.

Udskriv paychecks og pay stubs. Generer den direkte indbetalingsfil og videresend til banken. Kontakt banken og sørg for, at den modtages korrekt, og bekræft det modtagne beløb.

Print lønliste registre viser medarbejdernes brutto til netto løn for den nuværende lønningsliste. Fil i et fortroligt opbevaringsområde. Opbevar disse registre i mindst tre år. Opbevar tidsregistreringsopgørelser og dem, hvormed lønberegningerne er baseret i mindst to år.

Udskriv og distribuer rapporter, der er nødvendige af tilknyttede afdelinger, såsom menneskelige ressourcer og finansiering, til fordel for administration og forsoning. Hvis en separat afdeling eller virksomhed håndterer lønningsafgifter, fremsender de nødvendige skatteregister for hver betalingsperiode til den relevante person.

Tip

  • Lønningssoftware beregner lønningsafgift for dig. Alligevel skal du altid holde en kopi af Internal Revenue Service Circular E handy for at hjælpe dig med at forstå dine lønsumsforpligtelser. Kontakt dit statsskattekontor for at få retningslinjer for din statslige lønforpligtelsesforpligtelse.