Teknologi i ordrebehandling

Effektivt konfigurerede IT-ordningsbehandlingsløsninger gavner både kunder og leverandører. Teknologien tillader hurtigere og mere præcis ordrebehandling og giver sporingsinformation om ordrernes fremskridt efter behov. Medarbejdere registrerer de forskellige stadier af ordreopfyldelse i databaser og kan få adgang til klientoptegnelser for at få oplysninger om betalinger eller problemer. Udskiftning af papir med digitale teknologiløsninger kan resultere i øget gennemsigtighed, lavere omkostninger og højere kundetilfredshed.

Fange

Det første trin i ordrebehandling er at registrere ordren. Med ordrebehandlingsteknologi udfører kunderne denne funktion online, eller medarbejdere indtaster ordrer på mobile enheder eller på computerterminaler. På nogen måde registrerer ordrebehandlingssoftwaren ordreoplysningerne, herunder det bestilte materiale, kundens fakturering og forsendelsesadresser, priserne og eventuelle yderligere kundeinstruktioner. Softwaren kan sende en ordrebekræftelse til kunden, der anerkender detaljerne i ordren og giver en estimeret forsendelsesdato. Internt sender softwaren mængden af ​​ordren til regnskabsafdelingen for at bestille som ordrer modtaget beløb.

Fyldning af ordren

Når ordren er internt, skal medarbejderne overføre tilsvarende rekvisitioner til produktion, leverandører eller serviceafdelinger. For standardprodukter og -tjenester kan softwaren allerede have kilden programmeret ind, og medarbejderen skal blot lave en rekvisition for den korrekte mængde og anmode om en leveringsdato. For brugerdefinerede ordrer må en specialiseret medarbejder muligvis samle ordren fra flere kilder. Softwaren udfører instruktionerne, sender eller udskriver rekvisitionerne og tildeler tilsvarende omkostninger til ordren.

Forsendelse

Den software, der bruges til ordrebehandling, kan identificere den bedste måde at sende materialet på, estimere ankomsttidspunktet, spore forsendelserne og gemme bekræftelse på, at kunden har modtaget ordren. Under forsendelsen kan afsenderen indføre fremskridt på mobile enheder for at give både leverandør og kunde mulighed for at se, hvor materialet er placeret, og når det kan komme frem til bestemmelsesstedet. Når kunden modtager forsendelsen, kan afsenderen bede om en underskrift på en mobilterminal. Ordrebehandlingsteknologi gør ofte alle forsendelsesdata og leveringsbekræftelse tilgængelige online.

Betaling

For forbrugerordrer kræver leverandøren ofte betaling med ordren eller inden forsendelsen. For forretningsordrer holder ordrebehandlingssoftwaren opmærksom på kundekredit, og leverandører tillader ofte betaling efter modtagelse af det bestilte materiale. I begge tilfælde anvender systemet betalingen på fakturaen og identificerer eventuelle uoverensstemmelser. For ordrer, hvor betaling forfalder efter modtagelse af materialet, genererer det fakturaer. Hvis leverandøren ikke modtager betalingen, genererer softwaren påmindelser og reducerer kundens interne kreditvurdering, hvis det er relevant.

Service

De fleste leverandører har tilbagesendelsespolitik, og hvis materialet kommer til skade, skal de acceptere en retur. Ordrebehandlingsteknologi letter sådanne afkast og holder styr på årsagerne. Det genererer formularer til kunden, der angiver, hvordan man returnerer materialet og hvordan man registrerer årsagerne til afkastet. Internt bøger det tilsvarende kreditter og omkostninger og sender resultaterne til regnskabsafdelingen. I nogle tilfælde kan virksomheden returnere materialet til sine leverandører, eller det kan undersøge årsagerne til afkastet og tage afhjælpende foranstaltninger. Medarbejdere indlæser disse handlinger i ordrebehandlingssoftwaren, og de kan få adgang til oplysningerne, hvis kunden har yderligere problemer.