Teknologi og arbejdspladskommunikationspolitik

Arbejdspladskommunikationspolitikker er ikke noget nyt. Længe før mobiltelefoner og Facebook havde virksomhederne politikker vedrørende mængden af ​​personlig kommunikation, som medarbejderne kunne engagere sig i på virksomhedstid, når det var hensigtsmæssigt at kontakte ledelsen efter timer, og om breve eller telefonopkald skulle bruges til at levere visse oplysninger. I digital alder har teknologien dog stærkt påvirket mange kommunikationspolitikker på arbejdspladsen.

Sociale netværk

Ifølge Debra Littlejohn Shinder's 2009 "Tech Republic" -artikel "10 ting, du bør dække i din sociale netværkspolitik", skal virksomheder udvikle filosofier om socialt netværk for at forhindre alt i at ryge om medarbejdernes distraktion. Arbejdsgiverne bør tydeligt forklare, hvad de anser for at være sociale netværk og hvordan medarbejdere har lov til at bruge sociale netværkssteder på arbejdspladsen og i hjemmet med hensyn til drøftelser af virksomheden. For eksempel skal virksomhederne tage fat på ikke kun, hvilken tid på arbejdsdagen, hvis nogen er egnet til sociale netværk, men også hvilke slags kommentarer, links og diskussioner medarbejdere har lov til at skrive om virksomheden, når de er online hjemme. Shinder bemærker også, at politikken skal tage fat på mulige disciplinære tiltag, hvis politikken ikke følges.

Mobiltelefoner

Mens mobiltelefoner kan være gode værktøjer til erhvervslivet - så medarbejderne kan holde kontakten med ledelsen og hinanden hele dagen, uanset hvor i verden de er - kan de også være distraherende og endog forstyrrende. Ikke alene gør højtalere, summende telefoner og møder i texter trussel om produktivitet, de kan også være retfærdige farlige på grund af tekstning under kørsel og mobiltelefonkameraer, der nemt kan tage og dele fotos af private virksomhedsdokumenter. Og så er der spørgsmålet om omkostningerne ved apps og ringetoner på firmaets telefoner.

Så arbejdsgivere, der skriver kommunikationspolitikker, skal tænke uden for mobiltelefonens komponent. Det er ikke længere en simpel redegørelse for, hvornår medarbejderne kan gøre personlige opkald godt nok. I stedet skal virksomhedsejere lave en liste over alle de bekymringer, de har om mobiltelefoner i forbindelse med deres arbejdsplads og skrive kommunikationspolitikker for at løse problemerne.

Mellem af kommunikation

Dagens mangfoldige kommunikationsteknologier har givet forretningsfolk en lang række måder, de kan kommunikere på. Udover at skrive breve, foretage telefonopkald og møde ansigt til ansigt, kan dagens forretningsmænd sende sms'er, forlade Facebook-indlæg, sende øjeblikkelige meddelelser eller e-mail deres modtagere, for blot at nævne nogle få. Således skal arbejdsgivere udarbejde politikker, der dikterer, hvordan kommunikationsmedier skal anvendes. For eksempel skal arbejdsgiverne afgøre, om der er nogle oplysninger, der aldrig skal formidles via sms, som en skyde eller disciplinær handling. Arbejdsgiverne skal også afgøre, om alle kommunikationsmedier er passende for alle målgrupper. For eksempel kan nogle arbejdsgivere angive, at medarbejderne ikke er SMS-beskeder eller IM-klienter, eller at al kommunikation med menneskelige ressourcer skal ske skriftligt.

Privatliv

Arbejdsgivere har altid været nødt til at håndtere spørgsmål om privatlivets fred i deres virksomhedspolitikker. Men fordi teknologien har øget måden, hvorpå folk kan opnå og sprede personlige oplysninger, skal arbejdsgiverne udarbejde kommunikationspolitikker, der præciserer, hvad der anses for personlig information, og hvordan det skal håndteres. Arbejdsgivere skal dække medarbejderens personlige oplysninger samt kundeoplysninger. For eksempel kan principalsætninger udarbejde kommunikationspolitikker, der begrænser, hvordan lærere kan diskutere elevoplysninger. Rektor kan oplyse, at lærere ikke har lov til at kommunikere om en studerendes karakterer via e-mail eller Facebook, selvom læreren kommunikerer med en anden lærer eller den studerende.