Ting, der er nødvendige på et forretningsmøde

Hver time på hver dag, i kontorer rundt om i verden, bruger folk tid på at sidde i forretningsmøder. Effektive møder har nogle ting til fælles, som adskiller dem fra uproduktive møder, der spilder folkens tid og energi. Hvis du er ansvarlig for at organisere eller afholde et møde, skal du bruge en tjekliste for at sikre, at du får mest muligt ud af muligheden - eliminerer behovet for yderligere møder til at behandle de samme emner og bruge alles tid klogt.

Dagsorden

Formålet med et møde er at bringe nøglepersoner sammen for at diskutere emner af fælles interesse. Hvis et møde er nødvendigt, skal du oprette en dagsorden, der beskriver diskussionsemnerne, og inddrage den tid, der er tildelt for hvert emne og nøglemedarbejdere, hvis nogen. Tillad til tiden i slutningen af ​​mødet at dække ufærdige forretninger og diskutere de næste trin. Fordel dagsordenen forud for og under mødet.

Faciliteter

Reserver et mødelokale, som komfortabelt kan rumme mødedeltagerne og bidrager til en diskussion uden afbrydelser fra støj eller trafik. Vælg et værelse, der ikke er for langt fra badeværelserne, og sørg for, at det har strømforsyninger, telefonadgang og en internetforbindelse, hvis du gennemfører webkonferencer eller har brug for onlineadgang. Kontroller, at rummets belysning kan styres, så det ikke forstyrrer en præsentation. Hvis rummet har et hvidt bord eller et flipover, skal du sørge for, at der er markører til rådighed.

Teknologi

Har en projektor tilgængelig til video, PowerPoint eller multimediepræsentationer. Giv en højttalertelefon til konferenceopkald. Tjek med præsentanterne på forhånd for at se, om de planlægger at medbringe deres egen computer eller vil have brug for en til at uploade deres præsentation. Hvis mødet vil omfatte en webkonference, skal du arrangere med en udbyder for at lette mødet og gøre dig fortrolig med teknologien på forhånd. Send instruktioner til deltagerne om, hvordan man ringer til mødet.

Deltagere og præsentanter

Sørg for, at de mennesker, der skal være på mødet, er i stand til at deltage. Hvis en eller flere personer med kritisk information ikke er tilgængelige, omplanlægger mødet. Invitere præsentanter til at afklare et emne eller give oplysninger, som kan hjælpe gruppen med at nå frem til en beslutning. Kontakt dem inden mødet om deres krav til udstyr eller materialer. Har telefonnumre praktisk til alle deltagere, der skal ringes op til mødet.

Timekeeper og Scribe

Tildel en af ​​deltagerne til at tjene som timekeeper, hvis opgave er at holde mødet på sporet og afslutte det til tiden. Fortæl præsentanterne, at timekeeper vil annoncere den resterende tid til deres præsentation og vil være ansvarlig for at holde dem inden for den frist, der er tildelt deres emne. Tildel en anden deltager til at tage noter under mødet, eller bede tidtageren om at udfylde denne rolle. Notattageren skal registrere diskussionsoversigt og beslutninger, skrive mødemøder efter mødet og distribuere dem til deltagerne.