Tips til effektive mødeprotokoller

Når medarbejderne bruger tid på organisatoriske møder, registreres deres diskussioner ofte som "møde minutter", der tjener både som arkivoptegnelse og et referencedokument til personer, der ikke deltog. Mens mødemøder er en oversigt over, hvad der blev sagt og gennemført i et møde, kan du gøre dem mere effektive ved at overveje dit publikum og hvordan man bedst får virksomhedens meddelelser på tværs af.

Stave det ud

Mange minuttagere er fortrolige på et meget specialiseret sprog kaldet stenografi, hvor - for at holde trit med den hastighed, hvorpå folk snakker - ord forkortes. Nogle virksomheder er også afhængige af akronymer og jargon, men alle disse vilkår kan være fælder i dine møde minutter. Nogen, der er mindre bekendt med din "virksomhedstale", kan gå tabt, når man forsøger at følge med, og nogle ord kan misforstås helt. For de mest effektive møde minutter skal du sørge for, at intet går tabt i oversættelse. Ændre akronymer, slang, lingo og andre udtryk til deres fulde betydninger i referatteksten eller med en definition ud for termen eller i slutningen af ​​referencedokumentet.

Teknologi Typer

Test flere værktøjer for at finde det, der passer bedst til dine præferencer, og sørg for den mest effektive minutoptagelse. Du kan opleve, at en simpel, bærbar stemmeoptager fungerer bedst, med transkription der sker fra båndet eller den digitale optagelse på et senere tidspunkt. Steno-type maskiner er også en mulighed, ligesom en bærbar computer med et tekstbehandlingsprogram, hvor minuttageren simpelthen skriver som mødet finder sted. At skrive som du går øger effektiviteten; protokollen kompilatoren behøver ikke at starte fra bunden for at få minutter klar til distribution. Rammen med bare knogler er allerede optaget og klar til redigering.

Klar til mere

Selvom møde minutter er normalt et øjebliksbillede af, hvad der skete i en bestemt tidsramme, er der ingen regler mod at forbedre minutterne for at gøre dem mere effektive. For at møde minutter distribueret elektronisk, skal du prøve at oprette hyperlinks ud af nogle af vilkårene. Lad et afsnit af protokollen starte organisationens hjemmeside eller tage læsere til et teknisk dokument, der forklarer oplysninger mere detaljeret. En anden mulighed er at indsætte billeder, selvom de ikke blev taget på mødet, i minutter. Dette er ideelt til at illustrere komplicerede produkter eller processer, der drøftes i mødet.

Review Request

Når du har taget dig tid til at optage, transkribe og formidle mødemøder, ønsker du ikke modtagere at gå vild i et rod af ulæselige fejl eller tabe troværdighed med tegnsætning og staveproblemer. For at gøre dit mødeminimum det mest effektive skal du inkludere et korrekturlæsningstrin mellem at fuldføre minutoptagelsen og distributionen. Mens du måske har travlt for at sikre, at folk får noterne, kan du forberede dem så godt som muligt, hvilket kan forhindre back-end-problemer. Én måde at korrekturlæse mødeminuter på er at tildele en anden end minuttager / compiler til at gennemgå dem. På denne måde får du et andet par øjne, der kan fange noget glanset i løbet af minutoptagelsen.