Den øverste nedadgående tilgang til projektstyring

Et projekt består af en samling opgaver, der skal udfyldes. Du kan organisere disse opgaver ved at starte med de største og bryde dem ned i små opgaver. Du kan tildele små opgaver og styre deres deadlines lettere, end du kan store opgaver. Hvis du skitserer projektet detaljeret, bliver deadlines, leverancer og individuelle opgaver synlige. En sådan oversigt kan tjene som en reference for at holde dig på rette spor.

Organisatorisk diagram

Din oversigt kan se ud som din virksomheds organisationsdiagram med de største opgaver øverst efterfulgt af faldende komplekse opgaver. Hvis du foretrækker det, kan du bruge et Gantt-diagram. Dette diagram viser projektaktiviteter og beskriver de leverancer, der er forbundet med disse aktiviteter. Du kan tildele hver aktivitet en start- og slutdato. Uanset om du bruger organisationsdiagrammet eller Gantt-diagrammet, er ideen at tænke gennem de mindre opgaver, der fører op til de større opgaver og tildele deadlines for færdiggørelse.

Store opgaver

Dit projekt kan have flere vigtige opgaver. For eksempel kan et projekt til at udrulning af ny software omfatte opgaver som færdiggørelse af softwareprogrammering, testning, gennemgang og implementering. Disse kan være overskrifterne i hver af dine kolonner. Hvis de store opgaver er afhængige af hinanden, kan du placere dem i rækkefølge, så det bliver klart, at man fører til den anden, f.eks. Når en anmeldelse går forud for implementeringen.

Opsummeringsopgaver

Dine sammenfattende opgaver er mellemstore resultater. Disse omfatter flere mindre opgaver, der er gennemført. I et ekspansionsprojekt kan du for eksempel have opsummeringsopgaver, der omfatter færdiggørelse af de nye kvartaler til besættelse, bestilling og modtagelse af nyt udstyr og etablering af nytteydelser på den nye placering. Hver af disse sammenfattende opgaver involverer mange handlinger, før de kan gennemføres, og de fører til den større opgave at åbne en ny gren.

Arbejdspakker

Opgaverne i slutningen af ​​din oversigt er egentlige arbejdsopgaver. Du kan udpege bestemte emner, du skal have leveret, forklare, hvem der skal færdiggøre dem og tildele deadlines. Du kan afkrydse de færdige arbejdsopgaver på diagrammet for at hjælpe dig med at følge projektets fremskridt. Din oversigt viser, hvordan hver lille opgave bidrager til gennemførelsen af ​​projektet og hjælper dig med at finde potentielle problemer. For eksempel, hvis en afgørende opgave ikke bliver afsluttet inden for fristen, kan du straks se, hvilken efterfølgende opgave skal starte senere, fordi den er afhængig af den første opgave.