De ti bedste fordele ved planlægning i projektledelse

Projektledelse refererer til planlægning og overvågning af de opgaver, der er nødvendige for at nå et mål. Disse mål kan omfatte implementering af et nyt software system, fusionering af to afdelinger eller analyse af køb af et datterselskab. Projektlederen samler medarbejdere for at oprette et projektteam. Sammen skaber holdet en plan for gennemførelse af projektet.

Planlægningsprocessen giver retning

En af de udfordringer, som projektmedlemmer står overfor, er manglen på at vide, hvordan man skal fortsætte. Under planlægningsprocessen bestemmer projektgruppen hvilke opgaver der skal udføres. Planlægningsprocessen giver retning for holdet og dets medlemmer.

Planlægningsprocessen giver ansvarlighed

I planlægningsprocessen overdrager projektlederen og projektteamet ansvaret for at udføre hver opgave til bestemte medarbejdere. Holdet nyder godt af, at en medarbejder har ansvaret for hver opgave og kan holdes ansvarlig. Når en medarbejder indser, høster han belønningerne og konsekvenserne af ikke at fuldføre sin opgave, lægger han højere vægt på at opfylde sit krav.

Planlægningsmetoder Tilstrækkelige ressourcer betragtes

Mange projekter løber tør for ressourcer inden færdiggørelsen. Ressourcer omfatter både arbejde og økonomi. Planlægningen kræver, at holdet skal overveje, hvilke ressourcer der er behov for for at afslutte projektet og eliminere potentialet for at afbryde projektet for manglende ressourcer.

Forventning og Proaktiv Adressering af Problemer

Mange projekter oplever problemer på forskellige tidspunkter, inden projektet færdiggøres. Disse omfatter at miste medarbejdere, manglende deadlines eller løbe tør for penge. Ved at planlægge projektet kan teamet proaktivt løse problemer og reducere deres indflydelse på projektet.

Fælles ressourcer og en fair afdeling

Mange medarbejdere arbejder på flere projekter samtidigt. Disse medarbejdere deler deres tid mellem de to projekter og risikerer at have for meget eller ikke nok arbejde. Planlægningen giver projektlederen mulighed for at udarbejde en tidsplan, som maksimerer medarbejderens ledige tid.

Medarbejderkompetence og en voksende vidensbase

Når medarbejderne har planlagt deres opgaver, kan de investere tid på at udvikle færdigheder til at gennemføre deres opgaver. Nogle medarbejdere har de nødvendige færdigheder og øger disse færdigheder under projektet. Andre medarbejdere lærer nye færdigheder. Virksomheden nyder godt af medarbejdernes voksende vidensbase.

Pålidelige forudsigelser af tidslinjer og budgetter

Virksomheder baserer beslutninger på den antagelse, at et specifikt projekt vil blive gennemført til tiden eller inden for dets finansielle budget. Projekthold, der bruger tidsplanlægning, kan pålideligt forudsige, hvad det vil koste i tid eller penge at fuldføre.

Employee Skill Discovery

Når projektgruppens medarbejdere planlægger sammen, lærer de, hvilke medarbejdere der har brug for færdigheder til at gennemføre forskellige opgaver. Disse færdigheder vises muligvis ikke på medarbejderens arbejdshistorie, men indeholder stadig værdi for virksomheden. Uden at planlægge hver opgave, kan virksomheden aldrig indse disse færdigheder.

Planlægningsprocessen giver projektafslutning

Nogle projekter kommer i gang og slutter aldrig. Uden planlægningen forfølger projektgruppemedlemmer deres egne ideer og glemmer projektet. Planlægningen sikrer, at holdmedlemmerne kender deres rolle, og at projektet vil blive gennemført.

Gennemgang af erfarede lektioner

Under planlægningen vurderer projektgruppen resultaterne fra tidligere projekter. Holdet evaluerer sine succeser og fejl fra tidligere projekter. Dette gør det muligt for holdet at holde de succesfulde processer og eliminere fejlene.