Tøve Interview Spørgsmål til Executive Assistants

Mens de fleste interviews fokuserer på at lære om kandidatens erfaring, uddannelse og baggrund, har et executive assistent-interview et andet niveau til det - detaljeret kompetence, fortrolighed og takt. At stille hårde hypotetiske spørgsmål til interview kandidater vil hjælpe dig med at få en dybtgående forståelse for deres evne til at tage de mest kritiske opgaver på executive level.

Generelle indledende spørgsmål

Det er en god idé at lægge grunden til vanskelige interviewspørgsmål ved at spørge typiske "få til at kende dig" spørgsmål om pædagogiske legitimationsoplysninger samt hendes erfaring, der arbejder for øverste ledere. Spørg om beskæftigelsens længde, og hvorfor ansøgeren forlod sine tidligere stillinger. Dette vil hjælpe dig med at måle, hvor godt hun håndterer stress, og hvis der er formildende faktorer, der kan rejse røde flag for eksempel, hvis ansøgeren har en manglende evne til at håndtere frustrationer, stramme deadlines eller flere samtidige opgaver.

Fortrolighed

En udøvende assistent har ofte ansvaret for ansvar, der indebærer en vis grad af fortrolighed. Den eksekutive assistent må muligvis bruge kreditkort, så hun kan lave rejsearrangementer, hun må muligvis se personlig e-mail og korrespondance, eller hun må måske tage minutter på møder med følsomme emner. Stil spørgsmål om, hvordan ansøgeren håndterer denne type ansvar:

  1. Hvilke typer oplysninger anser du for at være yderst følsomme eller fortrolige?

  2. Hvordan håndterer du computerfiler, e-mails eller udskrivninger, der indeholder følsomme eller proprietære oplysninger?

  3. Hvis en kollega spurgte dig om et kontor rygter om din chef, hvordan ville du reagere?

Meddelelse

Executive assistenter har brug for solide kommunikationsfærdigheder på højt niveau for hende at effektivt repræsentere dig og virksomheden - både internt og eksternt. Ud over at have ekstraordinære skrivefærdigheder og telefon etikette, skal ansøgeren også være i stand til at være selvsikker, når det er nødvendigt, imødekommende når det er nødvendigt og professionelt til enhver tid. Her er nogle svære spørgsmål at udgøre:

  1. Fortæl mig om en tid, du behandlede en frustrerende og krigsførende klient, der ikke ville tage "Nej" til et svar.

  2. Forklar, hvordan du afslutter en mødeforespørgsel på vegne af din chef.

  3. Hvis din chef beder dig om at forsøge at sikre en aftale med en svær at nå udøvende, beskriv hvordan du går hen på at få det til at ske.

Multi-tasking

En udøvende assistent er ansvarlig for ikke kun multi-tasking, men også i at finde ud af, hvordan man prioriterer opgaver i, hvad der kan være et hurtigt skiftende arbejdsmiljø. For at lære, hvordan hun jonglerer planlægning, spørg hende disse spørgsmål:

  1. Hvis lederen du støtter bliver bedt om at deltage i to højtstående talende engagementer på samme tid, hvordan jonglerer du tidsplanen for at imødekomme begge anmodninger?

  2. Hvis et bestyrelsesmøde løber længe, ​​og din chef er forsinket til en anden aftale på den anden side af byen, hvordan klarer du at sikre sig, at hun opfylder begge forpligtelser?

  3. Hvis du har 12 telefonopkald for at vende tilbage, hvordan prioriterer du den rækkefølge, hvorpå du skal håndtere dem?

Fast-Paced Miljø

Organisatoriske færdigheder er afgørende for en eksekutiv assistent i et hurtigt arbejdsmiljø. Lær, hvor godt dine kandidater håndter stress ved at spørge følgende spørgsmål:

  1. Fortæl mig om en tid, du følte overvældet på arbejde, og hvordan du rejste.

  2. Forklar, hvordan du håndterer kommende frister, når et nødprojekt dukker op, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.

  3. Skitsere de mest effektive måder, du har organiseret dig selv, for at hjælpe dig med at holde dig ud af konkurrerende arbejdspladsprioriteter.

Tilgængelighed og fleksibilitet

Få ledere arbejder en typisk 8-timers arbejdsdag, så executive assistenter forventes ofte også at være til rådighed for arbejde uden for almindelig arbejdstid. For at få en fornemmelse for, om en kandidat er åben for denne type planlægning, spørg følgende:

  1. Hvad er din filosofi om lejlighedsvis at arbejde hjemmefra, som om natten eller i weekenden?

  2. Fortæl mig, hvor fleksibel din tidsplan er.

  3. Diskuter en tid, hvor du følte, at du blev bedt om at gøre for meget uden for det typiske arbejdsdagsmiljø, og hvordan du håndterede anmodningen.

Selvfølgelig vil der være problemer, der er specifikke for din virksomhed eller industri, som du måske vil udgøre for ledende assistentkandidater. For bedst mulig resultater, spørg de åbne spørgsmål, der giver kandidaterne mulighed for at uddybe deres tilgang, stil eller driftsmetode eller anmode om eksempler på, hvordan de tidligere har håndteret lignende situationer.