Hvad er MS Office Færdigheder?

Microsofts produktivitetsprodukter, kendt som Office, eller MS Office, er en armatur til virksomheder rundt om i verden. Office-pakken indeholder Word, et tekstbehandlingsprogram; Excel, et finansielt regnearksprogram Adgang, et databaseprogram; Udgiver, til desktop publishing; PowerPoint, et program til oprettelse af præsentationer; Outlook, et program til email og planlægning; OneNote, for at holde dine noter organiseret; og InfoPath, en applikation til at spore oplysninger, da den passerer gennem de andre applikationer og gennem virksomheden. At vide, hvordan man bruger MS Office er afgørende for mange virksomheder, og du kan kræve færdigheder fra grundlæggende til avancerede i jobannoncering for at sikre, at potentielle medarbejdere vil være rustet til at styre jobbet.

Grundlæggende opgaver

Entry-level færdigheder til de fleste kontorarbejde omfatter evnen til at åbne, oprette, gemme og modificere dokumenter i Word, sende og modtage e-mail i Outlook og oprette regneark i Excel. For et af disse programmer skal jobkandidater også vide, hvordan man formaterer dokumenterne til udskrivning, være fortrolig med at bruge printermenuen til at forhåndsvise dokumenter, før de udskrives og udskrive siderne. Word er det mest anvendte program i MS Office, så viden om, hvordan du skifter skrifttype, marginerne, indsæt eller slet sider og brug den indbyggede stavekontrol og grammatik check skal være en del af et grundlæggende færdighedssæt.

Mellemliggende opgaver

Mange almindelige opgaver i det daglige drift af et kontor går ud over grundlæggende MS Office-færdigheder, som f.eks. Brug af Mail Merge i Word for at tilpasse forretningsbrev til en hel mailingliste eller skabe plakater og andre grafiktunge dokumenter i Publisher. Oprettelse af diasshow i PowerPoint er en mellemliggende opgave, der ofte bruges på kontoret. På dette niveau skal medarbejderne vide, hvordan man opretter formler i Excel for at beregne ønskede resultater som salgsprovisioner eller skatter, og nogle kontorarbejdere bruger Excel i stedet for Adgang til at oprette lister over kunder eller andre oplysninger. Intermediate færdigheder til Outlook omfatter at vide, hvordan man opretter adressebøger og opretter auto-responders for når du er ude af kontoret eller på ferie.

Avancerede opgaver

At vide, hvordan man bruger OneNote og InfoPath kan betragtes som avanceret eller specialkundskab afhængigt af forretningsstedet. En medarbejders evne til at håndtere disse programmer sammen med evnen til at importere og eksportere oplysninger i alle MS Office-applikationerne er en bonus for enhver arbejdsgiver. Oprettelse af databaser i Access er mere kompleks end at indtaste en simpel liste i Excel. Den avancerede færdighedssæt inkluderer også at bruge Excel til brugerdefinerede finansielle formularer, ved hjælp af grafik og sporing af ændringer mellem delte dokumenter i Word og tilpasning af præsentationer i PowerPoint.

Uddannelse

Mange virksomheder tilbyder intern uddannelse, især så arbejdstagere kan lære hvilke metoder og funktioner virksomheden foretrækker. Uddannelse tilbydes også via Microsoft-webstedet, og virksomheden har et certificeringsspor, der involverer online træning, bøger og test, så brugerne kan blive Microsoft Office Specialists eller Microsoft Office Specialist Masters.