Hvad skal arbejdsgiveren gøre, hvis medarbejderens socialsikringsnummer er forkert?

Når du ansætter en medarbejder til din lille virksomhed, skal du kontrollere medarbejderens Social Security nummer. Spørg Social Security Administration for en adgangskode for sin online Social Security Number Verification Service. Du behøver ikke betale for denne service. Du indtaster medarbejderens oplysninger for at kontrollere, at den er korrekt. Hvis det ikke bekræfter, skal du tage flere handlinger.

Sammenlign med dine poster

Se på dine medarbejderposter, og sørg for, at du ikke har lavet en typografisk fejl i enten socialsikringsnummeret eller navnet, når du indtaster disse oplysninger i verifikationstjenesten. Bemærk ethvert bindestreg og prøv at bekræfte medarbejderen under forskellige stavemåder. Prøv også at medtage et mellemnavn for yderligere at identificere medarbejderen.

Få medarbejderen til at kontrollere oplysningerne

Bed medarbejderen om at tjekke sit Social Security-kort og sørg for, at det nummer du har er korrekt. Se også på, hvordan navnet staves på socialsikringskortet. Foretag eventuelle nødvendige ændringer i dine ansættelseskort og indsend oplysningerne igen til Social Security Number Verification Service.

Få ny information

Opsig medarbejderen til at henvende sig til det lokale kontor for social sikring for at få korrekte oplysninger, hvis dine optegnelser og Social Security card matcher, men ikke vil bekræfte. Medarbejderen skal returnere til dig med korrigeret information, så du kan ændre dine oplysninger og sende den igen.

Dokumentér dine handlinger

Hvis du ikke kan få verificerbare Social Security oplysninger fra medarbejderen, skal du dokumentere alle de handlinger du har taget for at få de korrekte oplysninger. Opbevar denne dokumentation med dine lønregister i mindst tre år. Du bør også holde dokumentation klar, hvis du ikke kan kontakte medarbejderen for at få korrigeret information.

Send en ny formular W-2

Hvis du allerede har sendt en W-2-formular med de forkerte oplysninger, skal du indsende Formular W-2c. Dette er en rettet løn- og skatteopgørelse. Send denne formular til Social Security Administration. Oplysningerne på denne formular erstatter de oprindelige oplysninger, du sendte.

Homeland Security

Du kan bekræfte oplysninger til medarbejdere, der har udfyldt en I-9 formular. Denne formular bekræfter ansættelsesberettigelse for udenlandske arbejdstagere. Du kan indsende medarbejderens Social Security-nummer til verifikation online via E-Verify-webstedet, der drives af Department of Homeland Security. Du behøver ikke betale et gebyr for denne service.