Hvilke skridt der skal tages før godkendelse af en faktura for betaling

Det ville være godt, hvis alle forretningsspørgsmål blev udført på grundlag af tillid. Leverandører og leverandører vil indsende fakturaer for det nøjagtige antal arbejdstimer eller for det aftalte projektgebyr. Desværre kan fakturaer, der krydser dit skrivebord, tilsyneladende være ukorrekte, duplikeret eller endog svigagtige gennem tilsyn eller dårlig vilje. Derfor skal fakturaerne gennemgås nøje, inden de godkendes. Opbygning af en tjekliste for fakturautgodkendelse hjælper med at beskytte din virksomhed mod betalingsfejl og overvågninger.

1.

Kontroller beskrivelsen af ​​det arbejde, der udføres for at være sikker på, at det afspejler, hvad der blev gennemført. Nogle leverandører kan fakturere dig for arbejde, der endnu ikke er gennemført. Endnu værre, du kan finde opført på et faktura arbejde, der blev betalt for fra en anden faktura.

2.

Kontakt projektlederen eller afdelingschefen for at være sikker på at arbejdet blev gennemført tilfredsstillende. Hvis en leverandør har smittet en opgave, er det tilrådeligt at tilbageholde betalingen, indtil arbejdet er opdraget til standard.

3.

Se på de datoer, der vises i linjeposter på fakturaen. Tjek disse datoer mod datoer for tidligere fakturaer i en anden indsats for at beskytte mod at blive faktureret for det samme arbejde to gange.

4.

Kig på leverandørens navn, adresse og skat ID-nummer for at være sikker på, at det passer til din entreprenør papirarbejde. Hvis nogen af ​​oplysningerne ikke stemmer overens, skal du kontakte sælgeren for en forklaring. Ethvert leverandørnavn eller adresseændring er afgørende data. Et uigenkaldeligt skat ID-nummer kan være en typografi eller afspejle en ændring i leverandørens ejerskab. Men der er altid chancen for, at sælgeren er involveret i finansielle shenanigans. Selv om det måske ikke er dit ansvar at handle i et sådant tilfælde, er det bedst at blive advaret.